書類の電子化

当事務所のお客様には、会社の決算が終わると申告書や総勘定元帳をお渡ししております。その際に、よく申告書をはじめ、その他の請求書や領収書といった各種書類を何年保存するべきなのか聞かれます。結論としてはそういった帳簿書類は法律上7年間の保存義務があります。(平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、9年間。)

会社によっては1年分の書類だけでもかなりの量になり、それが7年分ともなると保管場所に困るケースも多く見受けられます。これは帳簿書類を紙で保存していることが原則であるがゆえに起こる事態であると考えられますが、実は要件を満たした一部の書類についてはスキャナによって電子書類化させて保存することが認められています。

しかし、実際には3万円以上の書類は不可能であったり、事前に税務署に届出が必要であったりと使い勝手が悪くあまり活用されていなかったのが現実です。(税務署への申請は2012年末時点で100社未満)

元々は会社のコスト削減や業務効率化の為に作られた制度ですが、国も現状では意味が無いと思ったのか平成27年度の税制改正によって条件が緩和されることとなり、金額による制限やその他保存の要件が一部緩和されました。

書類の保存に悩まされている会社は一度電子書類による保存も検討されてもいいかもしれませんね。

 

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桃川 敬行

桃川 敬行

[監査課]
監査担当としてお客様との接点を持ち外出することが多い。車の運転がペーパーのため安全運転を心掛けている。「マイクを持ったら離しません」と豪語するほどのカラオケ好き。そのほか見た目ではわからないが体力と根性に自信があり、朝まで飲み、さらに朝まで歌うことはウエルカム。趣味はスポーツ観戦(カラオケは特技)。特にバスケットボールに関しては月に数回行くほどのペースで観戦する。